HireHop has a very powerful document engine, enabling you to make professional and amazing looking documents, however even though it is powerful, it is very easy to use.

Documents are all standard HTML, and fully support CSS and JavaScript, even when HireHop converts them to a PDF.

There are numerous standard templates available, and every template can be customised if you are a paying HireHop subscriber.

Document Types

A document will only be available in certain appropriate places in the software, and in certain circumstances, for example a Job Quote document will only appear when you are in a job, and not when in Stock Management or a Project.  Another example is a job invoice document will only appear when an authorised invoice is selected in the Billing tab, so if the invoice is not authorised, the invoice document will not appear.

Document Templates

In Settings->Documents, you can add a new template document or edit existing documents.  All template documents have a padlock icon on the grid row, but if you edit one, it creates a copy as new document.  Template documents (the ones with padlock icons) are fine to delete as you can always easily add them back again.  Documents without the padlock icon are custom documents and cannot be retrieved once you delete them, so it is advised to keep backups.

Editing a Document

HireHop does have an inbuilt HTML editor, however this is very basic and it is recommended to use the « Source » view as much as possible.

HireHop documents have merge fields which are prefilled with the appropriate data by HireHop when you print, download or email a document.  The list of fields and explanation on how to use them can be found at https://myhirehop.com/modules/docmaker/fields.php.

Interfacing With The API

Instead or as well as using merge fields, documents in HireHop can also talk with the HireHop API, and pull data raw straight from the software.  Please note that this will not work for shared link documents for security reasons.  HireHop documents can also communicate with third party APIs and even load and use JavaScript frameworks.

As an example of a document getting its data using the API, copy the code from the document at https://myhirehop.com/docs/job_info.html, and paste it into a job document.  The output is not very interesting, it is just a dump of data received from the server using the API.

You can also post (send) data in a document, which is what the signature request document does.  Another example is the code below, so when you print or email a quote document, by adding the code below into the quote document, it will automatically create an archive every time the document is opened in a new tab, downloaded as a PDF or emailed as a PDF.

<script>
	// Save the supplying list as a quote once the document has finished loading
	window.onload = function() {
		var http = new XMLHttpRequest(),
		    job_id = document.getElementById("number").textContent,
		    now_str = (new Date()).toLocaleDateString(),
		    params = "job=" + job_id + "&desc=" + encodeURIComponent("Quote sent - " + now_str);
		http.open("POST", "/php_functions/archive_insert.php");
		http.setRequestHeader("Content-type", "application/x-www-form-urlencoded");
		http.send(params);
	}
</script>

Documents as PDFs

HireHop uses two engines to render documents as PDFs, being Chromium, which is used by Google Chrome and Microsoft Edge, or WebKit which is the base for the Apple Safari browser.  WebKit is far older and not maintained anymore, and does not support HTML5 as well as Chromium does, however it is a lot faster when creating PDF documents due to its simplicity, so if it looks fine using Webkit, it is advised to that.

Document Stationery

When printing or emailing PDF documents with HireHop, you can add stationery that the document will be overlaid onto.  Stationery is uploaded as PDF files in Depot Management, and so it is different for each depot (including virtual depots).

The stationery pages get added to each applicable page of a document, and the last stationery page is then repeated for all remaining document pages.  As an example, with a one page stationery document, it will be placed behind every page of the document.  If the stationery is a two page PDF, the first page of the stationery will appear behind page one of the document, and the second page behind page two, and all other subsequent document pages.  Stationery can have as many pages as you want.

Comment HireHop et QuickBooks s’intègrent-ils?

HireHop peut produire vos factures, notes de crédit, paiements et bons de commande. HireHop a également un carnet d’adresses qui contient des clients et des fournisseurs, ainsi que des travaux où le client est unique et ne figure pas dans le carnet d’adresses. HireHop garde également une trace de ce qui a été payé et crédité sur les factures, ainsi que du solde du compte d’un client.

QuickBooks a besoin de ces factures, notes de crédit, paiements, bons de commande et contacts créés dans HireHop à des fins de comptabilité. Avec notre intégration fonctionnant parfaitement en coulisses, HireHop informe QuickBooks quand ils sont créés ou mis à jour afin que vous n’ayez pas à le faire. À son tour, HireHop doit savoir quels paiements ou crédits ont été appliqués dans QuickBooks pour pouvoir enregistrer les factures comme étant payées ou non.

Quelles données HireHop envoie-t-il à QuickBooks?

Il existe deux modes pour synchroniser les données entre HireHop et QuickBooks – en direct ou en mémoire tampon:

• En mode direct, dès que vous créez ou modifiez une facture, un avoir, un paiement ou un bon de commande, il est immédiatement envoyé à QuickBooks.
• En mode tamponné, ils sont tous conservés dans un tampon jusqu’à ce que vous synchronisiez les données entre HireHop et QuickBooks. Toute facture, note de crédit, bon de commande ou paiement qui ne parvient pas à se synchroniser avec QuickBooks en mode Live sera automatiquement placé dans le tampon pour une synchronisation manuelle.  Toutes les factures et crédits mis en mémoire tampon peuvent être consultés dans le rapport Factures à exporter.

Les factures HireHop sont envoyées à QuickBooks une fois que le statut est passé à Approuvé ou supérieur. Si une facture approuvée est modifiée, elle est renvoyée pour être mise à jour dans QuickBooks. Il en va de même pour les bons de commande, les notes de crédit et les paiements.

Tous les nouveaux contacts utilisés dans les factures et les bons de commande sont automatiquement envoyés à QuickBooks depuis HireHop.

Dans QuickBooks, une entrée dans le carnet d’adresses ne peut pas être à la fois un client et un fournisseur, par conséquent, comme cette fonctionnalité est disponible dans HireHop, lorsque cela se produit, HireHop créera deux entrées dans le carnet d’adresses QuickBooks, une pour le carnet d’adresses client et un pour le carnet d’adresses du fournisseur.

Une fois que vous avez synchronisé ou connecté HireHop à QuickBooks, QuickBooks autorisera cette connexion pendant 3 mois, après quoi HireHop vous invitera à vous reconnecter la prochaine fois qu’une connexion sera nécessaire.

Quelles données QuickBooks envoie-t-il à HireHop?

Les contacts sont importés de QuickBooks dans HireHop dans Paramètres, vous permettant d’importer uniquement les contacts dont vous avez besoin afin que votre carnet d’adresses ne soit pas encombré.

Lorsqu’un paiement ou une note de crédit est appliqué à une facture dans QuickBooks, ils sont envoyés à HireHop et enregistrés sur la facture correspondante. Le statut de la facture est alors automatiquement marqué comme ayant été payé ou non.

How To Setup QuickBooks With HireHop

• Dans les paramètres HireHop, cliquez sur l’onglet Comptes.
• Dans les Comptes, cliquez sur le bouton Nouveau à droite du tableau des progiciels de comptabilité en bas de l’écran et une nouvelle fenêtre de progiciel de comptes s’ouvrira.
• Cliquez sur la première option intitulée «Intégrer avec» et sélectionnez «QuickBooks». Vous pouvez ensuite définir des préfixes et des numéros de départ pour les factures, les notes de crédit et les bons de commande. Vous pouvez également choisir de mettre les transactions en mémoire tampon et de les synchroniser lorsque vous décidez, au lieu d’avoir des mises à jour en direct et automatisées. Cliquez sur le bouton Suivant pour nontinuer.
• La page «Comptes» vous permet de saisir des codes nominaux et des comptes bancaires. Cliquez sur le bouton Synchroniser et HireHop importera tous les comptes bancaires et les codes nominaux de votre compte QuickBooks. Vous devez supprimer tous ceux que vous n’utiliserez pas dans HireHop (vous pourrez les rajouter plus tard). Il y aura un compte bancaire et deux codes nominaux en gras, ce sont vos valeurs par défaut qui peuvent être modifiées. Les valeurs par défaut sont celles sélectionnées lorsque vous n’attribuez pas de valeur nominale à un élément. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
• La page suivante est vos «Codes fiscaux», cliquez à nouveau sur le bouton Synchroniser et HireHop les importera de QuickBooks. Encore une fois, vous pouvez modifier et modifier les valeurs par défaut à partir de celles définies automatiquement. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
• Enfin, la page «Contacts». Vous n’êtes pas obligé de les importer, mais si vous le faites, vous pouvez faire correspondre ceux qui sont déjà dans HireHop, en importer d’autres et supprimer ceux que vous n’utiliserez pas. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous verrez maintenant QuickBooks dans le tableau des progiciels de comptabilité et quelques boutons rouges «Affecter» clignotants. Comme HireHop peut prendre en charge plusieurs packages de comptabilité dans la même installation, différents pour des dépôts individuels ou des groupes de dépôts, vous devez définir les dépôts qui utiliseront cette version de QuickBooks. HireHop a également des groupes fiscaux et nominaux, encore une fois, ceux-ci doivent être affectés à ceux de QuickBooks.

• Cliquez sur le bouton Attribuer à côté du tableau «Paquets comptables», cliquez sur le dépôt et sélectionnez «QuickBooks » puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Si un dépôt n’est pas défini, il utilisera le progiciel de comptabilité par défaut, si un dépôt virtuel n’est pas défini, il utilisera le progiciel de comptabilité du dépôt parent.
• Cliquez sur le bouton Attribuer à côté du tableau «Groupes nominaux», cliquez sur la ligne QuickBooks et chaque colonne pour attribuer un code nominal à un groupe nominal. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. Tout groupe nominal non défini recourra au code nominal de revenus ou de dépenses par défaut.
• Enfin, cliquez sur le bouton Attribuer à côté du tableau «Groupes de taxes», cliquez sur les lignes de dépôt affectées à QuickBooks et cliquez dans chaque colonne pour attribuer les codes de taxe appropriés au dépôt, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous avez maintenant configuré QuickBooks pour qu’il se synchronise avec HireHop.

En savoir plus et essayer gratuitement le logiciel de comptabilité QuickBooks.