Comment configurer HireHop avec QuickBooks

Comment HireHop et QuickBooks s’intègrent-ils?

HireHop peut produire vos factures, notes de crédit, paiements et bons de commande. HireHop a également un carnet d’adresses qui contient des clients et des fournisseurs, ainsi que des travaux où le client est unique et ne figure pas dans le carnet d’adresses. HireHop garde également une trace de ce qui a été payé et crédité sur les factures, ainsi que du solde du compte d’un client.

QuickBooks a besoin de ces factures, notes de crédit, paiements, bons de commande et contacts créés dans HireHop à des fins de comptabilité. Avec notre intégration fonctionnant parfaitement en coulisses, HireHop informe QuickBooks quand ils sont créés ou mis à jour afin que vous n’ayez pas à le faire. À son tour, HireHop doit savoir quels paiements ou crédits ont été appliqués dans QuickBooks pour pouvoir enregistrer les factures comme étant payées ou non.

Quelles données HireHop envoie-t-il à QuickBooks?

Il existe deux modes pour synchroniser les données entre HireHop et QuickBooks – en direct ou en mémoire tampon:

En mode direct, dès que vous créez ou modifiez une facture, un avoir, un paiement ou un bon de commande, il est immédiatement envoyé à QuickBooks.
En mode tamponné, ils sont tous conservés dans un tampon jusqu’à ce que vous synchronisiez les données entre HireHop et QuickBooks. Toute facture, note de crédit, bon de commande ou paiement qui ne parvient pas à se synchroniser avec QuickBooks en mode Live sera automatiquement placé dans le tampon pour une synchronisation manuelle. Toutes les factures et crédits mis en mémoire tampon peuvent être consultés dans le rapport Factures à exporter.

Les factures HireHop sont envoyées à QuickBooks une fois que le statut est passé à Approuvé ou supérieur. Si une facture approuvée est modifiée, elle est renvoyée pour être mise à jour dans QuickBooks. Il en va de même pour les bons de commande, les notes de crédit et les paiements.

Tous les nouveaux contacts utilisés dans les factures et les bons de commande sont automatiquement envoyés à QuickBooks depuis HireHop.

Dans QuickBooks, une entrée dans le carnet d’adresses ne peut pas être à la fois un client et un fournisseur, par conséquent, comme cette fonctionnalité est disponible dans HireHop, lorsque cela se produit, HireHop créera deux entrées dans le carnet d’adresses QuickBooks, une pour le carnet d’adresses client et un pour le carnet d’adresses du fournisseur.

Une fois que vous avez synchronisé ou connecté HireHop à QuickBooks, QuickBooks autorisera cette connexion pendant 3 mois, après quoi HireHop vous invitera à vous reconnecter la prochaine fois qu’une connexion sera nécessaire.

Quelles données QuickBooks envoie-t-il à HireHop?

Les contacts sont importés de QuickBooks dans HireHop dans Paramètres, vous permettant d’importer uniquement les contacts dont vous avez besoin afin que votre carnet d’adresses ne soit pas encombré.

Lorsqu’un paiement ou une note de crédit est appliqué à une facture dans QuickBooks, ils sont envoyés à HireHop et enregistrés sur la facture correspondante. Le statut de la facture est alors automatiquement marqué comme ayant été payé ou non.

How To Setup QuickBooks With HireHop

Configurer HireHop avec QuickBooks

Dans les paramètres HireHop, cliquez sur l’onglet Comptes.
Dans les Comptes, cliquez sur le bouton Nouveau à droite du tableau des progiciels de comptabilité en bas de l’écran et une nouvelle fenêtre de progiciel de comptes s’ouvrira.
Cliquez sur la première option intitulée «Intégrer avec» et sélectionnez «QuickBooks». Vous pouvez ensuite définir des préfixes et des numéros de départ pour les factures, les notes de crédit et les bons de commande. Vous pouvez également choisir de mettre les transactions en mémoire tampon et de les synchroniser lorsque vous décidez, au lieu d’avoir des mises à jour en direct et automatisées. Cliquez sur le bouton Suivant pour nontinuer.
La page «Comptes» vous permet de saisir des codes nominaux et des comptes bancaires. Cliquez sur le bouton Synchroniser et HireHop importera tous les comptes bancaires et les codes nominaux de votre compte QuickBooks. Vous devez supprimer tous ceux que vous n’utiliserez pas dans HireHop (vous pourrez les rajouter plus tard). Il y aura un compte bancaire et deux codes nominaux en gras, ce sont vos valeurs par défaut qui peuvent être modifiées. Les valeurs par défaut sont celles sélectionnées lorsque vous n’attribuez pas de valeur nominale à un élément. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
La page suivante est vos «Codes fiscaux», cliquez à nouveau sur le bouton Synchroniser et HireHop les importera de QuickBooks. Encore une fois, vous pouvez modifier et modifier les valeurs par défaut à partir de celles définies automatiquement. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Enfin, la page «Contacts». Vous n’êtes pas obligé de les importer, mais si vous le faites, vous pouvez faire correspondre ceux qui sont déjà dans HireHop, en importer d’autres et supprimer ceux que vous n’utiliserez pas. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous verrez maintenant QuickBooks dans le tableau des progiciels de comptabilité et quelques boutons rouges «Affecter» clignotants. Comme HireHop peut prendre en charge plusieurs packages de comptabilité dans la même installation, différents pour des dépôts individuels ou des groupes de dépôts, vous devez définir les dépôts qui utiliseront cette version de QuickBooks. HireHop a également des groupes fiscaux et nominaux, encore une fois, ceux-ci doivent être affectés à ceux de QuickBooks.

Cliquez sur le bouton Attribuer à côté du tableau «Paquets comptables», cliquez sur le dépôt et sélectionnez «QuickBooks » puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Si un dépôt n’est pas défini, il utilisera le progiciel de comptabilité par défaut, si un dépôt virtuel n’est pas défini, il utilisera le progiciel de comptabilité du dépôt parent.
Cliquez sur le bouton Attribuer à côté du tableau «Groupes nominaux», cliquez sur la ligne QuickBooks et chaque colonne pour attribuer un code nominal à un groupe nominal. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. Tout groupe nominal non défini recourra au code nominal de revenus ou de dépenses par défaut.
Enfin, cliquez sur le bouton Attribuer à côté du tableau «Groupes de taxes», cliquez sur les lignes de dépôt affectées à QuickBooks et cliquez dans chaque colonne pour attribuer les codes de taxe appropriés au dépôt, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.